LIITE 2

HELSINGIN KAUPUNGIN VIESTINNÄN OHJEET

SISÄLLYS

1 Johdanto
	2 Tiedottaminen kaupunkilaisille ja muille sidosryhmille
 	2.1 Periaatteet ja tavoitteet
	 		2.1.1 Demokraattinen päätöksenteko
	 		2.1.2 Sisältö ja kohderyhmät
	 			Palvelutiedottaminen
	 			Käyttäytymiseen vaikuttaminen
	 			Kohdennettu viestintä
	 			Kansainvälinen viestintä
 	2.2 Viestintäorganisaatio
 	2.3 Keinot ja käytännön ohjeet
 		2.3.1 Välillinen viestintä
 			Valmistelusta tiedottaminen
 			Päätöksistä tiedottaminen
 			Aktiivisuus ja tasapuolisuus
 			Tiedotustilaisuudet
 			Joukkoviestimissä esiintyvät virheet
 			Luottamushenkilöiden tiedontarpeet
 		2.3.2 Välitön viestintä
 			Neuvonta
 			Asukastilaisuudet
 			Julkiset kuulutukset ja ilmoitukset 
				sekä kaupungin muu ilmoittelu (Khs 28.8.2006)
 			Sähköinen asiointi ja tiedottaminen
 			Painotuotteet
 			Audiovisuaalinen aineisto
 			Näyttelyt, messut ja kongressit
 			Ulkomainonta
 			Visuaalinen tunnistettavuus		
 			Käytettävät kielet
 	2.4 Julkisuusperiaate ja viestintä
 		2.4.1 Asiakirjojen julkiseksi tuleminen
 			2.4.2 Asiakirjat, jotka eivät vielä ole julkisia
 		2.4.3 Oikeus saada tietoja asiakirjoista
 	2.4.4 Luottamushenkilön, tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan 
	     tiedonsaantioikeus
 		2.4.5 Tietojen pyytäminen ja antaminen
 		2.4.6 Viran- ja toimenhaku julkista
 		2.4.7 Palkkatiedot 
		2.4.8 Hankintoja koskevat asiakirjat 
 		2.4.9 Yksityiset kirjeet
 		2.4.10 Salassa pidettävät asiakirjat
 		2.4.11 Henkilörekisterit
 		2.4.12 Tiedon antaminen henkilörekisteristä
 		2.4.13 Rangaistustiedot
 		2.4.14 Salassapitorikoksista rangaistus
3 Sisäinen tiedotus
 	3.1 Sisäinen viestintä luo työskentelyedellytyksiä
 		3.1.1 Yhteistoimintamenettely
 	3.2 Sisältö ja keinot
 		3.2.1 Intranet sisäiseksi uutisvälineeksi
 	3.3 Työntekijät sisäisinä tiedottajina
 		3.3.1 Sisäisen viestinnän organisaatio
4 Viestintä poikkeusoloissa
 	4.1 Poikkeusoloihin varautuminen
 	4.2 Tavoitteet
 	4.3 Sisältö ja keinot
 	4.4 Organisaatio ja vastuujako
 	4.5 Yhteistyö joukkoviestimien kanssa
 	4.6 Salassa pidettävät asiakirjat
 	4.7 Tiedottaminen erityistilanteissa
 		4.7.1 Ulkoinen tiedotus erityistilanteissa
 		4.7.2 Sisäinen tiedotus erityistilanteissa
5 Markkinointi
 	5.1 Kaupunki kilpailutilanteessa
 	5.2 Kaupunkimarkkinointi
 		5.2.1 Strategia ja sen toteutus
 			Tavoite ja kohderyhmät
 		5.2.2 Profilointi
 			Visuaalinen ilme
 			Vaakuna on Helsingin graafinen symboli
	 			Kaupunki sponsorina
 			Sponsoreiden tuki kaupungille
 	5.3 Markkinointiviestintä

1 JOHDANTO

Helsingin kaupungin viestinnän ohjeiden lähtökohtana ovat perustuslain 12 §, julkisuuslain 1 § ja 20 § sekä kuntalain 29 §. Perustuslakiin sisältyvän julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Viranomaisen on julkisuuslain mukaan tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Kuntalain mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. 

Lisäksi maankäyttö- ja rakennuslaki velvoittaa kaupunkia tiedottamaan kaavoituksesta, olemaan vuorovaikutuksessa asianosaisten kanssa ja laatimaan kaavoituskatsauksen. 

Tarvittaessa on laadittava katsauksia kunnan palveluja, taloutta ja ympäristönsuojelua koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille.

Silloin, kun kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta.

Kuntalaissa mainittujen tehtävien lisäksi Helsingin kaupungin tiedotustoiminnan tehtävänä on viestinnän keinoin toimia kaupungin ja sen asukkaiden hyväksi. Näihin keinoihin kuuluvat myös ympäristön luotaus, trendien erittely, näiden seurausten ennustaminen, työyhteisön johdon neuvonta sekä suunniteltujen toimintaohjeiden toteutus siten, että ne palvelevat sekä työyhteisön etua että yhteistä etua.

2 TIEDOTTAMINEN KAUPUNKILAISILLE JA MUILLE SIDOSRYHMILLE

2.1 Periaatteet ja tavoitteet

2.1.1 Demokraattinen päätöksenteko 

Yhteiskunnallisen viestinnän pitää olla avointa, nopeaa ja tasapuolista. Edustuksellisessa demokratiassa yhteiskunnallinen viestintä tarjoaa asukkaille mahdollisuuden seurata ja valvoa kaupungin päätöksentekoa. 

Päätöksenteosta tiedottamisen tulee olla totuudenmukaista. Niin myönteiset kuin ikävätkin asiat on tinkimättä julkistettava. Kansalaisilla on oikeus saada riittävän kattava vastaus kysymyksiinsä kaupungin päätöksenteosta ja hallinnosta ilman aiheetonta viivytystä.

Kansanvallan kannalta on tärkeää kytkeä vähemmistöt ja oppositioryhmät mukaan yhteiskunnan kehittämiskeskusteluun ja päätöksentekoon. Tätä voidaan edistää viestinnän avulla.

Kaupungin hallinnon, päätöksenteon, suunnittelun ja menneisyyden tuntemus lisäävät asukkaiden aktiivisuutta ja osallistumishalua.

2.1.2 Sisältö ja kohderyhmät

Palvelutiedottaminen

Kaupungin pitää tiedottaa asukkaille heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan kuntalaisina sekä niistä palveluista, joita kaupunki tarjoaa asukkailleen. Näin helpotetaan helsinkiläisten jokapäiväistä elämää ja varaudutaan jo ennakolta auttamaan asukkaita heitä kohtaavissa ongelma- ja pulmatilanteissa. 

Käyttäytymiseen vaikuttaminen

Viestinnän avulla vaikutetaan myös kaupunkilaisten käyttäytymiseen. Jokaisella helsinkiläisellä on vastuu kaupungistaan, sen ympäristöstä sekä myös itsestään ja toisistaan. Näiden velvoitteiden tiedostamisessa viestinnällä on keskeinen rooli.

Kunnallinen viestintä tukee kaupunkilaisten osallistumista ja kriittistä keskustelua, se tarjoaa osallistujalle tietoa ja estää vieraantumista. Tässä työssä viranomaisten apuna ovat kotiseutu-, kaupunginosa- ja asukasyhdistykset sekä poliittiset puolueet ja muut kaupungin kehittämiseen tähtäävät yhdistykset. 

Kaupunkilaisten mielipiteitä voidaan myös aktiivisesti kartoittaa erikseen järjestettävien kyselyiden ja suunnitelmallisten palautejärjestelmien avulla. 

Kohdennettu viestintä

Kohdennetun viestinnän merkitys kasvaa kaupungin lisääntyvän monimuotoisuuden myötä. Erilaisten käyttäjäryhmien palvelu edellyttää räätälöityä viestintää, sillä mm. vammaiset, vanhukset, lapsiperheet ja Helsingissä asuvat ulkomaalaiset tarvitsevat kaupungilta erilaisia tietoja juuri heille soveltuvassa muodossa. 

Asukkaiden ja palveluiden käyttäjien mahdollisuuksista osallistua ja vaikuttaa kaupungin toimintaan voidaan huolehtia esimerkiksi siten, että perustetaan eri ryhmiä edustavia yhteistyöelimiä. 

Kansainvälinen viestintä

Kaupunki tiedottaa asioistaan myös kansainvälisesti sekä Euroopassa että maailmanlaajuisesti. Kansainvälisille joukkoviestimille tiedotetaan uutisarvoisista asioista, Helsingin kehityksestä ja sen taustoista samoin periaattein kuin kotimaisille viestimille.
 
2.2 Viestintäorganisaatio

Kaupunginvaltuusto luo viestinnälle edellytykset linjatessaan kaupungin strategioita. Viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus, ja käytännössä päävastuu kaupungin viestinnästä on kaupunginjohtajalla. Hallintokuntien viestinnän vastuuhenkilö on hallintokunnan päällikkö. Useimmissa hallintokunnissa on ammattitiedottajia, ja heidän tehtäviinsä kuuluu käytännön tiedotustoiminta ja viestintästrategioiden valmistelu.

Kaupungin hallintokunnat noudattavat tiedotustoiminnassaan näiden viestinnän ohjeiden mukaisia vähimmäisvaatimuksia, mutta ne voivat myös pyrkiä vähimmäisvaatimuksia parempaan tiedottamiseen. Omassa tiedottamisessaan niiden on otettava huomioon toimialojensa erityistarpeet. Kaupunginkanslian tiedotustoimisto koordinoi koko kaupungin tiedotustoimintaa ja avustaa mahdollisuuksien mukaan muita hallintokuntia niiden tiedotustoiminnan kehittämisessä.

Tiedotushenkilöstön tulee saada käyttöönsä jo asioiden valmisteluvaiheessa kaikki tarpeellinen tieto omasta organisaatiostaan. Luotettava ja nopea viestintä varmistuu, jos tiedotusyksikkö toimii suoraan johdon alaisuudessa ja tiedotushenkilökunnalla on oikeus osallistua johtoryhmien ja toimielimien kokouksiin.

Suoraan viestintään osallistuu kaupungin koko henkilöstö. Viestintätaitoja edellytetään niin johdolta, suunnittelijoilta ja asiantuntijoilta kuin palveluhenkilöstöltä, puhelinkeskuksilta ja vahtimestareiltakin. Niin henkilöstön kuin luottamushenkilöidenkin viestintätaitoja on syytä pitää yllä sopivaa koulutusta järjestämällä.

Nämä ohjeet koskevat myös asukkaita palvelevia yhtiöitä, säätiöitä ja yhteisöjä, joissa kaupungilla on määräysvalta. Kaupunki konsultoi niitä viestinnän toteuttamisessa.

2.3 Keinot ja käytännön ohjeet

Tiedottaminen kaupunkilaisille ja muille sidosryhmille voidaan jakaa välittömään ja välilliseen. Tärkeimmät yhteiskunnallisen viestinnän välittäjät ovat lehdistö, radio ja televisio. Välitön viestintä tarkoittaa suoraan asukkaisiin kohdistuvaa tiedottamista.

2.3.1 Välillinen viestintä

Valmistelusta tiedottaminen

julkisuuslain määräysten mukaan esityslistat
Tiedotushenkilöstön tehtävänä on huolehtia siitä, että kaupungin päätöksenteon rakenne tulee selväksi kaupunkilaisille ja joukkoviestimien toimittajille. Tiedotettaessa on korostetusti mainittava, mikä päätöksentekoelin tekee asiassa varsinaisen päätöksen.

Listatekstien valmistelijoiden on kirjattava tekstiin merkittävien hankkeiden myönteiset ja kielteiset vaikutukset yhteenvetona ennen päätösehdotusta. 

Päätöksistä tiedottaminen

Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat yleisölle avoimia. Joukkoviestimien edustajat voivat olla itse paikalla seuraamassa päätöksentekoa.

Kaupunginhallituksen sekä lauta- ja johtokuntien kokousten päätöksistä tiedotetaan joukkoviestimille välittömästi kokousten päätyttyä. Näiden kokousten päätöksiä koskevat tiedotteet kannattaa samanaikaisesti julkaista myös kaupungin www-sivuilla, jotta ne ovat välittömästi myös kaupunkilaisten luettavissa. Ensisijaisesti tiedotusvelvollisuus kuuluu tehtävään määrätylle tiedotushenkilölle. 

Kokoustiedotteissa kerrotaan päätöksistä ja niihin liittyneistä äänestyksistä, asioiden pöydälle panemisesta ja poistamisesta, eriävistä mielipiteistä sekä muista käsittelyn kannalta merkittävistä kysymyksistä. Sen sijaan käytyjä keskusteluja ei referoida.

Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen esityslistat ja päätökset julkaistaan kaupungin www-sivuilla. Myös lauta- ja johtokuntien esityslistat päätösesityksineen ja mahdollisuuksien mukaan liitteineen, toimielinten päätökset sekä niiden kokoonpano ja kokousajat julkaistaan www-sivuilla. Pöytäkirjan asemasta www-sivuilla suositellaan käytettäväksi pikayhteenvetoa päätöksistä.

Kun päätösasiakirjoja julkaistaan tietoverkoissa, pitää ottaa huomioon myös julkisuuslain ja henkilötietolain määräykset henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen esittämisestä. Henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei www-sivuille saa lain mukaan laittaa ilman asianomaisen henkilön asianmukaista suostumusta. Tällaisia henkilötietoja sisältäviä esityslistojen liitteitä (esimerkiksi ansioluetteloyhteenveto viranhakijoista) ei siten voida www-sivuilla yleensä julkaista.

Viranhaltijapäätökset näkyvät tarpeen mukaan kaupungin intranetissä. Niistä voidaan siirtää julkisiin verkkoihin sellaisia päätöksiä, joilla on yleistä merkitystä.

Aktiivisuus ja tasapuolisuus

Kaupungin on harjoitettava aktiivista viestintää, eikä se saa tyytyä vain vastaamaan kysyttäessä. Uutisia, selostuksia ja suunnitelmia kaupungin hallinnosta ja erityisesti vireillä olevista merkittävistä asioita on lähetettävä joukkoviestimille mahdollisimman varhaisessa käsittelyvaiheessa. Joukkoviestimille pitää myös hankkia niiden pyytämiä tietoja ja ohjata tiedon tarvitsijoita oikeille tietolähteille. 

Eri viestimiä on kohdeltava tasapuolisesti. Tiedon antamista ei saa tarpeettomasti rajoittaa, ja tiedon antamatta jättämiseen oikeuttavat vain lailliset ja asialliset syyt. Yhden joukkoviestimen oma-aloitteisesti havaitsemaa uutisaihetta ei kuitenkaan pidä aktiivisesti tarjota muille viestimille, elleivät nämä itse esitä asiasta kysymyksiä. 

Tiedotustilaisuudet

Tiedotustilaisuuksia julkiselle sanalle tulee järjestää vain silloin, kun asian selvittäminen tiedotteen avulla ei ole mahdollista, kun mutkikas hanke vaatii useita esittelijöitä tai kun kyseessä on esim. jonkin rakennuksen, laitteen tai konkreettisen toimenpiteen esittely.

Tiedotustilaisuuksien järjestämisestä päättävät kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtajat, virastopäälliköt ja heidän valtuuttamansa henkilöt. Käytännön järjestelyistä vastaa tiedotushenkilöstö. Päällekkäisyyksien välttämiseksi suunnitelluista tiedotustilaisuuksista tiedotetaan kaupunginkanslian tiedotustoimistolle, joka koordinoi tiedotustilaisuuksien järjestämistä.

Joukkoviestimissä esiintyvät virheet

Vallankäytön vartijoina joukkoviestimille kuuluu asioiden kriittinen tarkastelu eikä kritiikki saa vaikuttaa niiden tasapuoliseen kohteluun. Joukkoviestimien arvosteluun ei kannata vastata selittelemällä, mutta joukkoviestimissä esiintyvät asiavirheet on syytä vaatia korjattaviksi. Lehtien yleisönosastoissa esitettyihin kysymyksiin on viipymättä vastattava.

Kun kaupungin edustaja keskustelee toimittajien kanssa, hänellä on aina oikeus tietää, onko kysymyksessä taustatietojen antaminen vai varsinainen haastattelu. Haastateltu voi vaatia toimittajalta tarkastettavakseen toimittajan kirjoittaman tekstin ne osat, joissa lainataan haastateltavan sanomaa tai käsitellään haastateltavan antamia tietoja. Tällöin haastateltavalla on oikeus korjata virheelliset lainaukset sekä jutun muut asiavirheet. On tärkeää muistaa, että haastattelulausuntojen korjaaminen jälkikäteen on mahdollista ainoastaan silloin, kun kyseessä on haastattelutilanteessa annetun lausunnon virheellinen lainaus tai asiavirheen oikaiseminen.

Luottamushenkilöiden tiedontarpeet 

Kaupunginkanslian ja hallintokuntien tulee huolehtia siitä, että myös niiden toimintaa johtavat luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat ovat selvillä strategisesti keskeisistä tiedotustoimenpiteistä. 

Myös kaupungin hallintoa valvovien toimielinten, kuten tarkastuslautakunnan, tilintarkastajien, tarkastusviraston ja sisäisen tarkastuksen tiedontarpeesta on huolehdittava.

2.3.2 Välitön viestintä

Välittömässä viestinnässä tieto liikkuu suoraan hallinnon ja asukkaiden välillä. Kaikki osapuolet voivat esittää viestinsä haluamassaan muodossa ilman välittäjiä.

Neuvonta

Helsinkiläisiä ja muita tiedon tarvitsijoita neuvotaan henkilökohtaisesti palvelupisteissä, kaupungin www-sivuilla ja puhelimitse sekä muiden sähköisten viestimien (esim. sähköpostin, matkapuhelinten) avulla. 

Virastot ja laitokset järjestävät itsenäisesti oman neuvontapalvelunsa. Yleisneuvontaa antaa kaupunginkanslian tiedotustoimiston Helsinki-tiedotus. Virastojen ja laitosten on huolehdittava siitä, että Helsinki-tiedotuksella on ajan tasalla olevat tiedot käytössään.

Tiivistä neuvonta- ja viestintäverkkoa kehitetään asukkaiden avuksi käyttäen hyväksi sähköisen viestinnän, yleisten tietoverkkojen ja muun tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia.

Tasapuolisuuden vuoksi on otettava huomioon myös esimerkiksi näkö-, kuulo- tai muun vammaisen henkilön yksilölliset tarpeet ja oikeudet tiedon saantiin.

Asukastilaisuudet

Kaupungin suunnitelmista ja hankkeista kannattaa järjestää alueellisia tai koko kaupunkia koskevia asukastilaisuuksia. Niissä voidaan tiedottaa mm. maankäytöstä ja kaupunkisuunnittelusta, sosiaali- ja terveysasioista, kulttuurista ja vapaa-aikapalveluista, liikenteestä jne.

Julkiset kuulutukset ja ilmoitukset sekä kaupungin muu ilmoittelu
Kuntalain mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla.
Kuntalain ja kaupunginhallituksen johtosäännön mukaan kaupunginhallitus päättää niistä ilmoitusvälineistä, joissa julkaistaan kaupungin viralliset kuulutukset ja ilmoitukset. Tällaisia ilmoituksia ja kuulutuksia ovat kuntalain ohella mm. maankäyttö- ja rakennuslaissa, ympäristönsuojelulaissa ja -asetuksessa, vaalilaissa, jätelaissa ym. ilmoitettavat ja kuulutettavat asiat. Myös virkoja ja työsuhteisia tehtäviä koskevat hakuilmoitukset kuuluvat kunnan virallisiin ilmoituksiin.
Helsingin kaupungin viralliset ilmoitukset tulee julkaista kuntalain edellyttämällä tavalla julkisten kuulutusten ilmoitustaululla ja lisäksi kaupungin verkkosivuilla olevilla kaupungin eri hallintokuntien sähköisillä ilmoitustauluilla sekä suomenkielisinä enintään kahdessa merkittävässä määrin suomenkielistä toimituksellista aineistoa sisältävässä ilmoituslehdessä ja ruotsinkielisinä yhdessä merkittävässä määrin ruotsinkielistä toimituksellista aineistoa sisältävässä ilmoituslehdessä, jotka kaupunginhallitus valitsee tarjouskilpailun perusteella aina valtuustokaudeksi kerrallaan. Virkojen ja työsuhteisten tehtävien hakuilmoitusten osalta vain niiden virkojen hakuilmoitukset, joihin henkilön valitsee jokin kaupungin toimielin, kuten kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, lautakunta tai johtokunta, pitää julkaista sähköisen ilmoitustaulun lisäksi myös kaupungin virallisissa ilmoituslehdissä.
Kaupungin virallisten ilmoituslehtien tulee olla vähintään kahdesti viikossa ilmestyviä lehtiä. Kaupungin viralliset kuulutukset ja ilmoitukset julkaistaan niissä edellyttäen, että ne ilmestyvät sellaisena päivänä, jolloin kuulutus tai ilmoitus julkaistaan. Hallintokuntien harkinnan mukaan viralliset kuulutukset ja ilmoitukset voidaan tarvittaessa julkaista myös muissa ilmoitusvälineissä, mikäli tämä on tarkoituksenmukaista oikean kohderyhmän saavuttamiseksi. 
Muun kuin virallisen ilmoittelun osalta ilmoitusvälineistä päättävät kaupungin virastot ja laitokset itse kuitenkin niin, että niiden tulee aina
•	päättäessään omista ilmoitusvälineistään selvittää riittävän luotettavasti oman asiakaskuntansa tai kohderyhmänsä kannalta mahdollisimman kattavan peiton ja edulliset kontaktihinnat käsittävä mediavalinta; 
•	käyttää koko kaupungin väestölle suunnatussa ilmoittelussa ensisijaisesti kaupungin virallisia ilmoituslehtiä; 
•	ottaa omassa ilmoittelussaan huomioon kielilain (423/2003) 32 §:n määräys, jonka mukaan kaksikielisen viranomaisen ilmoitukset, kuulutukset ja julkipanot sekä muut yleisölle annettavat tiedotteet tulee antaa sekä suomen että ruotsin kielellä. Myös muussa viestinnässä, esimerkiksi kaupungin virastojen ja laitosten mainonnassa, on huolehdittava sekä suomen- että ruotsinkielisen väestön tiedonsaantitarpeista, vaikka viranomaisella ei olekaan velvollisuutta kääntää kaikkea tiedotusaineistoa toiselle kotimaiselle kielelle sellaisenaan. (Khs 28.8.2006)
Ilmoitusten ja kuulutusten tulee olla helposti luettavia ja ulkoasultaan informatiivisia ja kaupungin visuaalisen ilmeen mukaisia.

Sähköinen asiointi ja tiedottaminen

Yleiset tietoverkot ja tietotekniikan nopea kehitys tarjoavat yhä uusia mahdollisuuksia tehostaa viestintää, sähköistä asiointia ja vuorovaikutusta asukkaiden kanssa. Näin myös erityisryhmille tarjoutuu lisää mahdollisuuksia saada palveluja yhdenvertaisesti muiden asukkaiden kanssa.

Sähköisessä asioinnissa kuntalaisen on mahdollista tehdä kaupungin viranomaiselle muun muassa erilaisia hakemuksia, tilauksia ja aloitteita käyttäen hyväksi tietoverkkoja, sähköpostia ja faksia. Tämän vuoksi kullakin virastolla ja laitoksella on oltava virasto- tai laitoskohtainen sähköpostilaatikko. 

Internetissä voidaan tarjota kuntalaisille tulostettavaksi tai tilattavaksi esimerkiksi erilaisia hakemuslomakkeita. Sen sijaan salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja sisältävien lomakkeiden palauttaminen viranomaiselle tietoverkon välityksellä edellyttää tietoturvan varmistamista esimerkiksi sähköisen allekirjoituksen avulla.

Helsingin kaupungilla on omat www-sivut. Virastojen ja laitosten on nimettävä www-sivuilleen vähintään yksi vastuuhenkilö, joka huolehtii annettujen ohjeiden noudattamisesta ja sivujen päivittämisestä. Sivuilla oleva tieto pidetään ajan tasalla, ja vanhat tiedot poistetaan viipymättä.

Toimielinten, virastojen ja laitosten www-sivuilta on käytävä ilmi, että kysymys on kaupungin toiminnasta. Etusivulla on oltava viraston tai laitoksen nimi ja yhteystiedot. Kunkin viraston tai laitoksen etusivulta on oltava linkki kaupungin www-etusivulle. Alitoimintojen sivuilta on oltava linkki viraston tai laitoksen etusivulle.

Kaupungin virastot ja laitokset tiedottavat www-sivuillaan kaupungin tuottamista palveluista sekä sellaisten yhteisöjen ja säätiöiden toiminnasta, joille on annettu hoidettavaksi kaupungille kuuluvia tehtäviä. Kaupungin sivuilta voi olla linkkejä kaupungin toimintoja tukeville ja niihin liittyville esimerkiksi matkailun markkinointia edistäville eri yhteisöjen ja säätiöiden sivuille. Hyvän tavan vastaisista, yleistä säädyllisyyttä loukkaavista tai kriminalisoiduista toiminnoista ei saa tiedottaa.

Kaupunki voi panna yleisiin tietoverkkoihin tietoja vain julkisista asioista. Vaikka julkiset asiat voivat koskea paitsi oikeushenkilöitä eli erilaisia yhteisöjä ja säätiöitä myös yksityisiä luonnollisia henkilöitä, henkilötietojen sähköistä luovuttamista koskevat julkisuuslain ja henkilötietolain määräykset rajoittavat henkilörekistereihin sisältyvien tietojen julkaisemista www-sivuilla. Henkilötietolain mukaan tällaisia henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain siltä osin kuin Euroopan yhteisöjen komissio on erikseen todennut, että tällaisessa maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Koska www-sivut ovat luettavissa kaikissa EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa, ei henkilörekistereihin sisältyviä henkilötietoja voida ilman asianomaisen henkilön nimenomaista suostumusta julkaista www-sivuilla. Erityisesti on huolehdittava siitä, että www-sivuilla julkaistavissa esityslistoissa, päätösasiakirjoissa ja muissa asiakirjoissa ei esiinny henkilötunnuksia.

Sen sijaan kaupungin www-sivuilla voidaan julkaista esimerkiksi kaupungin palveluksessa olevan henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa koskevia yleisesti saatavissa olevia tietoja silloin, kun se viraston tai laitoksen toiminnan kannalta on tarpeellista ja perusteltua. Tällaisia voivat olla mm. tiedot kunnan palveluksessa olevista henkilöistä ja heidän työpaikkayhteystietonsa. Luottamushenkilön nimi ja puoluejäsenyys voidaan yleisissä tietoverkoissa julkaista esimerkiksi lautakunnan jäsenistä laaditussa luettelossa. 

Jos yleisissä tietoverkoissa aiotaan julkaista nimen lisäksi muita henkilötietoja, kuten syntymäaika, kotiosoite, kotipuhelinnumero tai valokuva, henkilöltä (tai alaikäisen huoltajalta) on aina pyydettävä suostumus.

Kaupungin omilla www-sivuilla on tiedottamisessa ja linkityksissä noudatettava yhdenvertaisen ja tasapuolisen kohtelun periaatetta. Siten esimerkiksi poliittisia puolueita, uskonnollisia yhdyskuntia ja saman alan palveluiden tuottajia on ryhmänä kohdeltava samalla tavoin. Jos esimerkiksi valtuuston toiminnan tukemiseksi annetaan mahdollisuus linkitykseen valtuustoryhmän sivulle, sama mahdollisuus on tarjottava kaikille valtuustoryhmille.

Jos palvelin- tms. palveluita ostetaan ulkopuoliselta, on huolehdittava siitä, etteivät kaupunki tai sen palvelut samaistu kyseiseen palveluntuottajaan eikä kaupunki toimi palveluntuottajan mainostajana. 

Painotuotteet

Kaupunki julkaisee jokaiseen helsinkiläistalouteen jaettavaa tiedotuslehteä. Sen tehtävä on tarjota asukkaille palvelutietoa, selostuksia kaupungin toiminnoista sekä perustietoa hallinnosta, kunnallispolitiikasta ja kaupungin historiasta. 

Hallintokunnat saavat asiansa esiin kaupungin tiedotuslehden palstoilla, mutta ne voivat tarvittaessa tuottaa myös omia julkaisujaan omille kohderyhmilleen.

Painotuotteita, kirjoja, esitteitä ja julisteita tuotettaessa on erityisesti pidettävä huoli perusinformaation tarjoamisesta. Merkittävistä vireillä olevista asioista kaupunki tuottaa katsauksia ja julkaisusarjoja.

Kaupungin on syytä toimia yhteistyössä myös kaupungissa ilmestyvien kaupunginosa-, paikallis- yms. lehtien kanssa, jotta myös niiden välityksellä leviää Helsinki-aiheista tietoa. 

Kaupungin omat julkaisut, kuten lehdet, esitteet, ohje- yms. kirjaset, työryhmämietinnöt yms., suositellaan julkaistavaksi paitsi painotuotteena mahdollisuuksien mukaan myös kaupungin www-sivuilla, koska näin ne tavoittavat selvästi laajemman potentiaalisen lukijakunnan.

Audiovisuaalinen aineisto

Kaupunki tuottaa kuva-, elokuva-, ääni- ja multimediatallenteita viestinnällisten tavoitteittensa saavuttamiseksi. Virastojen ja laitosten viestinnällisiin tarkoituksiin hankkimien valokuvien lainaus- tai myyntipalvelu tulee järjestää mahdollisimman edullisesti ja joustavasti.

Paikallisradio- ja paikallistelevisioasemien kanssa tehdään yhteistyötä samaan tapaan kuin paikallislehtien kanssa.

Näyttelyt, messut ja kongressit

Kaupungin näyttelytoimintaan ovat käytettävissä Helsinki-tiedotuksen Jugendsalin tilat. Lisäksi monet virastot toteuttavat omia näyttelyhankkeitaan.

Messut, kansainväliset kokoukset ja kongressit sekä suuret urheilutapahtumat tarjoavat hyvän mahdollisuuden jakaa Helsinki-tietoa. Kaupungin on edullista pyrkiä tiedotukselliseen yhteistyöhön tapahtumien järjestäjien kanssa. Kaupunginkanslialla on Messukeskuksessa pysyvä messuosasto, ja se on myös muiden virastojen ja laitosten käytettävissä sopimuksen mukaan.

Ulkomainonta

Kaupungin hallitsemissa ulkomainostiloissa voidaan mainonnan ja markkinoinnin ohella harjoittaa myös yhteiskunnallista viestintää. 

Sähköiset tiedotustaulut ja uudet digitaaliset viestintäjärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden lähettää lähes reaaliaikaista tietoa kaduilla liikkujille. 

Visuaalinen tunnistettavuus

Helsingin kaupungille rakennetaan yhtenäinen visuaalinen ilme, jonka peruselementti on kaupungin vaakuna. Hallintokunnilla on mahdollisuus ilmaista oma identiteettinsä kaupungin vaakunan yhteydessä kaupunginhallituksen hyväksymällä tavalla. Hallintokuntien ilmoittelussa on hallintokunnan oma ilme kyettävä visuaalisesti onnistuneella tavalla yhdistämään kaupungin yhteiseen ilmeeseen.

Käytettävät kielet

Kaupungin ulospäin suuntautuvassa viestinnässä otetaan tasapuolisesti huomioon suomen- ja ruotsinkielisen väestön tarpeet. Kaikki merkittävät julkaisut, muistiot ja esitteet on julkaistava molemmilla virallisilla kielillä. Kuitenkin erityisen kiireisessä tiedotustilanteessa voidaan turvautua vain toiseen kotimaiseen kieleen.

Suomen- ja ruotsinkielisen väestön rinnalla kasvava osa helsinkiläisistä puhuu äidinkielenään jotain vierasta kieltä. Myös heille on kyettävä tiedottamaan kaupungin palveluista ja päätöksenteosta mahdollisuuksien mukaan heidän omalla äidinkielellään. 

Kaupungissa vieraileville ulkomaisille matkailijoille on varsinaisen matkailutiedottamisen lisäksi tarjottava vieraskielistä tietoa myös monista kaupungin palveluista. 

2.4 Julkisuusperiaate ja viestintä

Perustuslakiin sisältyvän julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat pääsääntöisesti julkisia. 

Viranomaisia ovat kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, lautakunnat, johtokunnat ja toimikunnat sekä sellaiset viranhaltijat, joilla on itsenäistä toimivaltaa. Viranomaisen asiakirjoja puolestaan ovat viranomaisen hallussa olevat, viranomaisen laatimat, viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen tehtäviä tai toimialaa koskevassa asiassa toimitetut sekä viranomaisen toimeksiannosta laaditut asiakirjat. Myös tekniset tallenteet (esimerkiksi ATK-tallenteet, erilaiset kuva- tai ääninauhoitteet) ovat asiakirjoja.

Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Asiakirjojen julkisuutta voidaan rajoittaa vain välttämättömien syiden vuoksi. Rajoituksista eli salassapidosta on säädettävä erikseen lailla. 

Julkisuuslaki velvoittaa viranomaista tuottamaan ja jakamaan tietoa. Viranomaisen on tällöin huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla.

Julkisuus takaa asukkaille mahdollisuuden seurata ja valvoa viranomaisten toimintaa. Myös asukkaiden oikeusturvan kannalta julkisuusperiaate on tärkeä. 

Perustuslaissa säädetty sananvapaus koskee myös kaupungin henkilökuntaa. Heillä on oikeus esittää julkisuudessa näkemyksiä niistä asioista, joita he virkatoimessaan joutuvat käsittelemään. Kaupungin palveluksessa oleva henkilö voi esittää mielipiteensä myös niistä asioista, joista hänellä mitä todennäköisimmin on kiinnostavia tietoja. Hänen on kuitenkin tehtävä selväksi, milloin hän edustaa organisaatiota ja milloin hän antaa lausuntoja yksityishenkilönä. Viranhaltijalla tai työntekijällä on oikeus yksityishenkilönä esittää myös työnantajansa näkemyksistä poikkeavia mielipiteitä. 

2.4.1 Asiakirjojen julkiseksi tuleminen

Julkisuuslaissa määritellään ne ajankohdat, jolloin viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi salassa pidettäviksi säädettyjä tietoja lukuun ottamatta. 

Asiakirjan julkiseksi tulohetkeä arvioidaan asiakirja- ja viranomaiskohtaisesti. Monivaiheisen asian käsittelyssä syntyvien asiakirjojen julkisuus määräytyy pääsääntöisesti asiakirjakohtaisesti. Viranomaisen sisäinen valmisteluaineisto tulee salassa pidettäviä asiakirjoja lukuun ottamatta julkiseksi silloin, kun asian käsittely on päättynyt viranomaisessa.

2.4.2 Asiakirjat, jotka eivät vielä ole julkisia

Ennen kuin asiakirja tulee julkiseksi, tiedon antaminen asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa. Näitä asiakirjoja voidaan kuvata harkinnanvaraisesti julkisiksi asiakirjoiksi. 

Helsingin kaupungin hallinto suhtautuu valmisteilla oleviin asiakirjoihin mahdollisimman avoimesti. Jokaisen hallintokunnan on annettava ohjeet virastossa valmisteilla olevien asioiden mahdollisimman avoimesta tiedottamisesta.

Kaupunginvaltuusto päätti 13.1.1988 oikeuttaa kaupunginhallituksen päättämään valmisteluasiakirjojen mahdollisimman laajasta julkisuudesta ja antamaan tarpeelliset ohjeet. Näiden harkinnanvaraisesti julkisten asiakirjojen osalta tulee omaksua tiedotusystävällinen kanta, ja tämän vuoksi kaupunginhallitus on päättänyt oikeuttaa kaupunginhallituksen esittelijät antamaan niistä tietoja jo valmisteluvaiheessa, ellei kaupunginhallitus jossakin tapauksessa erityisestä syystä toisin päätä.

Käytännössä tämä merkitsee mm. sitä, että kaupunginjohtajalla on oikeus tiedottaa kaupungin talousarvioehdotuksesta jo ennen kaupunginhallituksen käsittelyä. Lautakuntien talousarvioehdotukset ovat puolestaan julkisia silloin, kun asiasta on lautakunnassa tehty päätös. 

2.4.3 Oikeus saada tietoja asiakirjoista

Jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisesta asiakirjasta sekä salassa pidettävän asiakirjan julkisesta osasta.

Asianosaisella on oikeus saada tietoja muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos asiakirja voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tiedonsaantioikeus ulottuu myös sellaiseen aineistoon, joka ei lain mukaan ole vielä julkista.

2.4.4 Luottamushenkilön, tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tiedonsaantioikeus

Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina. Tiedonsaantioikeutta rajoittavat kuitenkin salassapitosäännökset. 

Sekä luottamushenkilöillä että viranhaltijoilla ja työntekijöillä on oikeus käsitellä sellaisia salassa pidettäviä asiakirjoja, jotka liittyvät heidän valmisteltavanaan, esiteltävänään tai päätettävänään olevaan asiaan. Kaupunginjohtajalla on oikeus saada kaupungin viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on laajin tiedonsaantioikeus. Heillä on oikeus salassapitoa koskevien säännösten estämättä saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita he pitävät tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi. 

2.4.5 Tietojen pyytäminen ja antaminen

Pyyntö saada tieto asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei kysymys ole salassa pidettävästä asiakirjasta tai viranomaisen henkilörekisterissä olevasta tiedosta.

Silloin, kun pyydetään tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, tai toimeksiantotehtävän antanut viranomainen. Tiedon asiakirjan sisällöstä puolestaan antaa se henkilö, jolle tehtävä on määrätty tai jolle tehtävä aseman tai työn vuoksi kuuluu. Tieto on annettava mahdollisimman pian, yleensä viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä.

Viranomaisella on oltava luettelo julkisesti saatavilla olevasta aineistosta sekä kuvaukset tietojärjestelmistä ja niiden julkisista tiedoista. Hallintokuntien on huolehdittava siitä, että kiinnostuneet pääsevät tutustumaan haluamiinsa julkisiin asiakirjoihin joustavasti ja kohtuullisessa ajassa ja saavat niistä halutessaan kopiot vahvistettua korvausta vastaan.

2.4.6 Viran- ja toimenhaku on julkista

Viran- ja toimenhaku on julkista. Hakuasiakirjat tulevat julkisiksi, kun ne saapuvat kirjaamoon. Hakijoiden nimet ovat rajoituksetta julkisia; myös niiden, jotka ovat esittäneet salassapitotoivomuksen. Kaupungin tulee kuitenkin hakijoista tiedottaessaan ilmoittaa myös, ketkä hakijoista ovat esittäneet salassapitotoivomuksen. Nimen julkaiseminen jää joukkoviestimen harkittavaksi.

Hakuasiakirjoihin sisältyy usein henkilötunnuksia, joiden luovuttamisesta on säädetty erikseen henkilötietolaissa. Henkilötunnukset, tai ainakin niiden loppuosa, on syytä peittää näytettäessä muuten julkisia asiakirjoja tai annettaessa niistä kopioita.
 
2.4.7 Palkkatiedot

Henkilöstön palkkatiedot ja luottamushenkilöiden palkkiotiedot ovat julkisia. Maksetut kustannusten korvaukset, esimerkiksi kilometrikorvaukset ja päivärahat, ovat julkisia tietoja.

Kunnallisten liikelaitosten henkilöstön palkat voivat kilpailutilanteessa kuitenkin olla kaupungin liikesalaisuudeksi katsottavaa tietoa, jolloin ne eivät ole julkisia. 

Kuntien yhtiöiden henkilöstön palkat eivät ole julkisia. 

2.4.8 Hankintoja koskevat asiakirjat

Tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Tarjoukset puolestaan tulevat julkisiksi, kun sopimus on tehty. Tarjousten salassa pidettävät kohdat pysyvät salassa pidettävinä tämänkin jälkeen.

Esityslistalla olevia hankinta-asioita ei jaeta joukkoviestimille eikä julkaista www-sivuilla. Jos hankinta-asia sisältää salassa pidettäviä tietoja, se merkitään salassa pidettäväksi. Muihin esityslistalla oleviin hankinta-asioihin liitetään merkintä ”ei julkisuuteen”. Tällöin toimielimellä on mahdollisuus palauttaa asia uudelleen valmisteltavaksi esimerkiksi uutta tarjouskierrosta varten.

Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus asianosaisena saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen.

Salassa pidettäviä osia hankinta-asiakirjoista ovat sellaiset, jotka sisältävät kaupungin tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia, esimerkiksi teknisen toteutustavan tai ohjelmointitavan atk-hankinnoissa.

Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava, mitkä tiedot tulisi pitää salassa. Viranomainen harkitsee, ovatko tarjoajan liikesalaisuuksiksi esittämät asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi yleensä olla tarjoajan liikesalaisuus.

Pöytäkirjaan sisältyvät lain mukaan salassa pidettävät tiedot eivät tule julkisiksi.

Jos tarjoajalle asianosaisen tiedonsaantioikeuden perusteella annetaan salassa pidettäviä asiakirjoja, on samalla edellytettävä tarjoajan allekirjoittamaa sitoumusta lakiin perustuvan vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon noudattamisesta.

2.4.9 Yksityiset kirjeet

Yksityishenkilöiden ja yksityisten tahojen kaupungille osoittamat kirjeet ovat heti kirjaamoon saavuttuaan julkisia. Sitä vastoin viranomaisen haltuun muulla tavalla, esimerkiksi löytötavarana, joutuneita yksityisiä kirjeitä ei saa antaa tiedoksi ilman kirjoittajan tai hänen kuoltuaan perillisten suostumusta.

2.4.10 Salassa pidettävät asiakirjat

Vain lailla voidaan säätää, minkälaiset asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Kunnan viranomainen ei voi määrätä asiaa eikä asiakirjaa salaiseksi. 

Yleisimmät salassapitoperusteet sisältyvät julkisuuslakiin, jossa on yhteensä 32 erillistä salassapitokohtaa sisältävä luettelo. 

Asian tai asiakirjan salassapidon määrittelee asian päävastuullinen valmistelija.

Viranhaltijat ja työntekijät, luottamushenkilöt sekä asianosaiset eivät saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä eivätkä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty salassapitovelvollisuus. Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa, sen kopiota tai tulostetta ei saa näyttää tai luovuttaa sivullisille eikä muutoinkaan antaa sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.

Viranomainen voi antaa salassa pidettäviä tietoja vain silloin, kun laissa on asiasta erikseen nimenomaan säädetty tai kun tietojen antamiseen antaa suostumuksensa se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty. 

Asianosaisella on kuitenkin oikeus saada tieto salassa pidettävästä päätöksestä ja sen liitteistä, jotta hän voisi hakea muutosta päätökseen. Tässä yhteydessä asianosainen on salassapitovelvollinen saamistaan muita koskevista salassa pidettävistä tiedoista. 

Kunnan jäsenellä on oikeus saada tieto vain päätöksen julkisista osista.

Sähköisiä viestimiä ei saa käyttää salassa pidettävien tai arkaluonteisten tietojen välittämiseen, ellei kyseisten viestimien tietoturvallisuutta ole varmistettu luotettavalla tavalla.

2.4.11 Henkilörekisterit

Henkilörekisteri on käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuva henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään taikka hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

Toimielimen esityslistaan tai päätöspöytäkirjaan voi sisältyä myös henkilötietoja. Niiden ei kuitenkaan voida katsoa sinänsä muodostavan mitään tiettyä tehtävää varten muodostettua henkilörekisteriä. Tämän vuoksi tietojen antamista niistä ei voida pitää henkilötietojen antamisena. 

Jos esityslistalla, päätöksessä tai sen liitteenä on luettelo esimerkiksi johonkin henkilörekisteriin sisältyvistä tiedoista ja kyseinen päätös liittyy rekisterin tarkoitukseen, luettelon voidaan katsoa muodostavan henkilörekisterin tai sen osan. Tällöin luetteloon sisältyviä henkilötietoja voidaan lain mukaan luovuttaa vain silloin, kun tietojen saajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Kun tällaisia henkilötietoja pyydetään kaupungin virastoilta tai laitoksilta, on yleensä erikseen varmistettava, että tietojen saajalla on tähän oikeus. 

2.4.12 Tiedon antaminen henkilörekisteristä

Henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisen henkilörekistereistä sovelletaan julkisuuslakia. 

Tietojen antaminen suullisesti tai nähtäväksi, luettavaksi tai jäljennettäväksi on eri asia kuin tietojen luovuttaminen paperilla tai sähköisesti. 

Jos tiedot annetaan suullisesti, tietojen pyytäjältä ei tiedustella hänen nimeään tai tietojen käyttötarkoitusta. Kuitenkin jos kysyjä pyytää nähtäväkseen tai jäljennettäväkseen suurta määrää tietoja, on aiheellista informoida kysyjää henkilötietolaissa säädetyistä henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä.

Kun julkisia henkilötietoja pyydetään otteina, tulosteena tai sähköisessä muodossa, pyytäjän on selvitettävä pyytämiensä henkilötietojen käyttötarkoitus sekä myös oikeutensa tallettaa ja käyttää henkilötietoja. Tällöin tietojen antajan on arvioitava, onko ilmoitettu käyttötarkoitus sellainen, että henkilötietojen luovuttaminen siihen on sallittu. Tietojen saaja saa käyttää tietoja vain pyytämäänsä tarkoitukseen.

Joukkoviestimille voidaan toimituksellisia käyttötarkoituksia varten luovuttaa henkilötietoja. 

Samoin myös luonnolliselle henkilölle voidaan luovuttaa henkilötietoja yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin.

Suoramarkkinointia sekä mielipide- tai markkinatutkimusta varten henkilötietoja ei yleensä voi henkilörekisteristä luovuttaa. 

Jos viranomainen laittaa henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja www-sivuilleen, se on henkilötietojen sähköistä luovuttamista. Tällaista henkilötietojen luovutusta koskevat erityisrajoitukset mm. tietojen luovuttamisesta EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin, sillä tällöin tietojen käyttötarkoitusta ei voida selvittää. Tämän vuoksi kotisivuille ei saa laittaa henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja ilman asianomaisen henkilön asianmukaista suostumusta.

Rekisteriselosteet pidetään yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, ja ne ovat nähtävillä myös yleisissä tietoverkoissa sekä kaupungin www-sivuilla.

2.4.13 Rangaistustiedot

Tuomittu rangaistus on salassa pidettävä tieto. Kirjallinen varoitus ei ole lain tarkoittama rangaistustieto, joten tieto siitä on julkinen.

2.4.14 Salassapitorikoksista rangaistus

Viranhaltijalle tai julkisyhteisön työntekijälle voidaan tuomita rikoslain mukainen rangaistus salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sekä hyväksikäyttökiellon rikkomisesta. Sähköisten viestimien käyttäjä voi myös syyllistyä rikokseen tai aiheuttaa vahinkoa kaupungille tai sivulliselle. Henkilötietolaissa säädetään henkilötietojärjestelmään liittyvistä rangaistuksista.

3 SISÄINEN TIEDOTUS

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaupungin organisaation sisällä tapahtuvaa tietojen kulkua kaikkiin suuntiin. Laajassa merkityksessä sisäinen viestintä kattaa kaiken viestinnän päivittäisestä vuorovaikutuksesta tiedotteiden lukemiseen. Sisäinen tiedotus puolestaan on kaupungin henkilöstölle suunnattua järjestettyä tiedotustoimintaa mm. kaupungin hallinnon toiminnasta, työtehtävistä ja henkilöstöpolitiikasta. Henkilöstön osallistumismahdollisuudet ja yhteistoiminnan periaatteet on määritelty yhteistoimintasopimuksessa. Sisäinen tiedotus on osa yhteistoimintaa.

3.1 Sisäinen viestintä luo työskentelyedellytyksiä

Sisäinen tiedotus kannustaa avoimeen, keskustelevaan ja arvioivaan ilmapiiriin. Sen pitää olla jatkuvaa ja säännöllistä, ennakoivaa ja vastuullista. Hyvin hoidettu sisäinen tiedotus on välttämätöntä tulokselliselle toiminnalle ja työelämän laadun kehittämiselle. 

Viestintä on sekä työväline että osa esimiestaitoja, vuorovaikutusta, vaikuttamista ja arkista tiedonkulkua. Se rakentaa sisäistä ilmapiiriä, motivaatiota, sitoutumista ja yhteisökuvaa. Työnantajalla on myös yhteistoimintamenettelyä koskevaan yleissopimukseen perustuva velvoite tiedottaa henkilöstölle.

Kaupungin sekä virastojen ja laitosten toiminnalle asetetut tavoitteet toteutetaan päivittäisessä työssä. Henkilöstön tulee tietää, miten kaupungilla, virastoilla ja laitoksilla menee, mitkä ovat tulevaisuudennäkymät ja miten muutokset vaikuttavat omaan työhön ja tulevaisuuteen. Hyvin hoidettu tiedotus tukee organisaation tavoitteiden toteutumista ja on laadukkaan palvelutuotannon tae.

Muutostilanteiden tuloksellinen johtaminen edellyttää avoimuutta ja vuorovaikutusta. Yhteistoimintamenettelyssä käsitellään kunnan henkilöstön asemaan vaikuttavia olennaisia asioita: kaupungin, virastojen ja laitosten taloutta, tuloksellisuutta, organisaatiouudistuksia ja kilpailuttamista. Sisäinen tiedotus täydentää yhteistoimintamenettelyä, ja sen vaikutus työilmapiiriin ja motivaatioon on kiistaton. Henkilöstölle tiedotetaan myös sellaisista vaikeista asioista ja näkemyksistä, joista ollaan eri mieltä. Tiedon salaaminen synnyttää huhuja ja epätietoisuutta, huonontaa työyhteisöjen henkeä sekä vähentää tuloksellisuutta. 

Sisäinen tiedotus luo edellytyksiä myös ulkoisen tiedotuksen onnistumiselle, sillä jokainen kaupungin henkilökuntaan kuuluva viestittää työpaikkansa asioista lähipiirissään ja muokkaa näin ympäristön mielikuvia kaupungista. 

Sisäiselle tiedotukselle määritellään vuosittain määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Määrällisiä tavoitteita ovat esimerkiksi säännölliset työpaikkakokoukset, tiedotteiden ja lehtien ilmestymiskerrat sekä esitteiden ja perehdyttämiskansioiden laatiminen. Laadullisia tavoitteita ovat mm. henkilökunnan keskusteluaktiivisuuden nostaminen, työilmapiirin avoimuuden lisääminen sekä vuorovaikutusmahdollisuuksien parantaminen.

3.1.1 Yhteistoimintamenettely

Kunta-alan yleissopimus yhteistoimintamenettelystä ja Helsingin kaupungin yhteistoimintasopimus ovat luonteeltaan virka- ja työehtosopimuksia. Yhteistoimintamenettelyä käsitellään myös virastojen ja laitosten paikallisissa yhteistoimintasopimuksissa. Kaikki nämä sopimukset korostavat sisäisen tiedotuksen tärkeyttä. 

Yleissopimuksen mukaan kunnan tulee neuvotella sen 3 §:ssä mainituista henkilöstön asemaan vaikuttavista asioista ennen kuin asia ratkaistaan ainakin niiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa, joita asia koskee. Neuvotteluvelvoite koskee valmisteilla olevan toimenpiteen perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja. 

Neuvottelumenettelyn piiriin kuuluvia asioita ovat mm. seuraavat:
-	henkilöstön asemaan olennaisesti vaikuttavat palvelutoiminnan muutokset kehittämishankkeet, kone- ja laitehankinnat sekä olennaiset muutokset työtehtävissä ja töiden ja työtilojen järjestelyissä
-	lomautusilmoitusten antamista, virka- tai työsopimussuhteiden irtisanomista tai osa-aikaistamista edeltävä asian käsittely silloin, kun toimenpiteet johtuvat hallinnollisista, taloudellisista ja tuotannollisista syistä
-	henkilöstöhallinnon periaatteet, henkilöstöä kuvaavat tunnusluvut ja henkilöstöasioiden hoidossa noudatettavat menettelytavat
-	kunnan toimintayksikön taloudellista tilaa, toiminta- ja taloussuunnitelmaa sekä talousarviota ja sen täytäntöönpanoa koskevat esitykset
-	kunnan talousarvioehdotus siinä tapauksessa, jos sen valmistelun yhteydessä käy ilmi, että talousarvioehdotuksen hyväksyminen aiheuttaa olennaisia henkilöstön irtisanomisia, osa-aikaistamisia, lomautuksia tai muita palvelussuhteen ehtojen muutoksia
-	henkilöstön kehittämisen, sisäisen tiedotuksen, ulkopuolisen työvoiman käytön, työkykyä ylläpitävän toiminnan sekä aloitetoiminnan periaatteet
-	henkilöstöpalvelujen järjestäminen, tasa-arvosuunnitelmat sekä työsuojeluyhteistoiminta.

Yleissopimuksen 6 § käsittelee tiedottamisvelvollisuutta:

Työnantajan tulee ennen yhteistoimintamenettelyyn ryhtymistä antaa henkilöstölle tai sen edustajille asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. 

Tiedottamisvelvollisuus yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvista asioista tulee toteuttaa siten, että henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet turvataan. 

Kunnan on pidettävä henkilöstön saatavana tietoja kunnan toimintaa ja tavoitteita koskevista yleisistä asioista ja niiden kehitysnäkymistä. Erityisesti on henkilöstölle tiedotettava sen asemaan olennaisesti vaikuttavista tekijöistä, jotka sisältyvät hyväksyttyyn talousarvioon, kuntasuunnitelmaan tai niiden muutoksiin.

Aktiiviseen sisäiseen tiedottamiseen on pyrittävä organisaation kaikilla tasoilla. Erityistä huomiota on kiinnitettävä tiedotuksen oikea-aikaisuuteen ja työyhteisöjen sisäiseen tiedonkulkuun.

Yt-menettelyn piiriin kuuluvista organisaatio- ja henkilöstömuutoksista on tiedotettava myös suullisesti niille, joita muutos koskee. Silloin henkilökunnalla on mahdollisuus kysyä ja saada vastauksia. Sen jälkeen jokaisen on helpompi seurata asioita esimerkiksi viikkotiedotteesta.

Helsingin kaupungin yhteistoimintaa hoitaa kaupungin henkilöstötoimikunta ja virastojen ja laitosten vastaavat elimet. Helsingin kaupungilla ja useilla sen virastoilla ja laitoksilla on myös omat yhteistoimintasopimuksensa. Sopimukseen on sisällytetty myös viestintä ja vuorovaikutus, jotka täydentävät yhteistoimintamenettelyä. 

3.2 Sisältö ja keinot

Sisäinen tiedotus voi olla suullista, kirjallista tai verkkoviestintää. Sisäisen tiedotuksen välineitä ovat työpaikka- ja henkilöstökokoukset, tiedotteet, henkilöstölehdet, faksisanomat, sähköpostiviestit ja intranetit. Viestejä pitää toistaa eri välineissä. 

Kaupungin virastojen ja laitosten sisäiset tiedotustilaisuudet ja työpaikkakokoukset ovat sisäisen viestinnän tehokkain muoto, koska ne ovat välitöntä viestintää: kysymyksiä voidaan esittää ja saada niihin vastaukset heti ja kasvotusten.

Helsingin kaupunki on yksi Suomen suurimmista työnantajista, jolla on tuhansia toimipaikkoja ympäri Helsinkiä ja muutamia kymmeniä myös kaupungin rajojen ulkopuolella. Henkilöstöstä yli puolet työskentelee erilaisissa vuorotyöjärjestelmissä sairaaloissa, hoitolaitoksissa, vastaanottokodeissa, kunnossapidossa, satamassa, pelastustehtävissä, liikenteessä sekä energia- ja vesihuollossa. Useissa työpisteissä koko henkilökuntaa ei saada koskaan koolle samaan aikaan. Tiedottaminen jää pitkälti henkilöstölehtien, tiedotteiden ja sähköviestimien varaan. 

Säännöllisesti ilmestyvä henkilöstötiedote on uutismainen tietopaketti kaupungin, virastojen ja laitosten toimintaa ja tavoitteita koskettavista asioista. Lisäksi voidaan julkaista laajempia, asioita taustoittavia henkilöstölehtiä, joissa käsitellään strategioita, visioita, taloutta, työelämän kehittämistä, henkilökunnan harrastusmahdollisuuksia ja työsuhde-etuja. Kaupungin eri toimialoilla voi olla erilaisia tapoja järjestää sisäinen viestintä. 

Uusi tekniikka on avannut mahdollisuuksia tehostaa ja nopeuttaa sisäistä tiedotusta. Hallintokuntien omia intranetverkkoja tulee mahdollisuuksien mukaan käyttää sisäisen tiedotuksen välineenä, sillä intranet on yleensä perinteisiä painotuotteita selvästi nopeampi viestin. Lisäksi intranetistä on mahdollista kehittää työtä helpottava tietokantapohjainen tietovarasto. 

Tiedotettavia asioita ovat esimerkiksi strategiat, tuloksen ja talouden kehittyminen, taloussuunnitelma, talousarvioehdotukset, johtoryhmän linjaukset sekä yhteistoimintaelimissä käsiteltävät asiat. Henkilöstön pitää tuntea toiminnan tavoitteet sekä millaisia valmisteluja niiden toteuttamiseksi tehdään ja mitä oman yksikön panos merkitsee organisaation menestymiselle.

Henkilöstötoimikunnan ja virastojen ja laitosten vastaavien elinten kokouksista on laadittava tiedote ja huolehdittava siitä, että se on saatavilla.

Kun tulosyksiköityminen lisääntyy ja tieto, valta ja vastuu siirtyvät yhä lähemmäs työpaikkoja, korostuu oman työyhteisön sisäisen tiedonkulun merkitys. Tiedotus- ja keskustelutilaisuudet ovat työpaikkojen tehokkaimpia tiedotuskeinoja. Tällaisista kokouksista on laadittava muistio, jotta sovitut asiat pysyvät mielessä ja jotta tieto voidaan toimittaa myös niille, jotka eivät ole kokouksiin päässeet. 

Muiden virastojen ja kaupunkilaisten palvelun kannalta on tärkeää pitää puhelinluettelot, hakemistot, organisaatiokaaviot ja muut apuneuvot ajan tasalla ja henkilöstön saatavilla.

3.2.1 Intranet sisäiseksi uutisvälineeksi

Intranetin avulla saadaan sisäiset tiedotteet henkilökunnan ulottuville reaaliaikaisesti. Intranetissä voidaan myös käydä sisäistä keskustelua henkilöstölle tärkeistä asioista ja edistää henkilöstön osallistumista kaupungin ja oman työyhteisönsä kehittämiseen. Kaupungin päätösten vaikutukset henkilöstöön voidaan kertoa tuoreeltaan ja siten parantaa henkilöstön sitoutumista. On kuitenkin muistettava, että verkkoviestintä ei korvaa henkilökohtaista viestintää ja vuorovaikutusta.

Sisäisten tiedotteiden uutiset kannattaa mahdollisuuksien mukaan julkaista myös intranetissa. Uutinen voi olla kaupungin, viraston tai laitoksen johdon näkemys ajankohtaisesta henkilöstöä koskevasta asiasta, työpaikkakokouksissa käsitelty asia, henkilökunnan terveyteen ja työkykyyn liittyvä uutinen tai henkilöstöetuutta, henkilöstökerhoa tai muuta vastaavaa koskeva asia. 

Erilaisille projekteille voidaan perustaa omat sivut, joilla verkostomaisesti tarjotaan mahdollisuus osallistua työhön, perehtyä aineistoon, käydä aiheesta sisäistä keskustelua ja päästä linkkien kautta muiden vastaaviin tiedostoihin. 

Intranetin avulla on mahdollisuus myös edistää keskustelua erilaisilla foorumeilla. Mielipiteiden lisäksi henkilökunnalla on oikeus esittää kysymyksiä ja saada niihin vastaus ripeästi. 

Kun sijoitetaan päätteitä tauko- ja sosiaalitiloihin taataan verkkoon pääsy ja aineiston tulostusmahdollisuus myös niille henkilöstöryhmille, joilla ei ole omia henkilökohtaisia mikroja.
 
3.3 Työntekijät sisäisinä tiedottajina

Oma henkilökunta välittää tehokkaasti tietoa kaupungin asioista organisaation ulkopuolelle. Organisaation ulkoisen imagon rakentaminen lähtee aina liikkeelle hyvin hoidetusta sisäisestä tiedonkulusta.

Esimiehellä on suuri vastuu työyhteisön sisäisestä viestinnästä. Hyvä johtaja pystyy selkeään henkilöstöviestintään kaupungin, viraston ja laitoksen tavoitteista, synnyttää avointa vuorovaikutusta, luo uskoa henkilöstöön ja kaupungin mahdollisuuksiin sekä kykenee myös myötäelämään vaikeat hetket. Ammattitiedottaja on hyvä tuki esimiehelle.

Kaupungin strategia toteutuu käytännössä vasta arkisessa työssä. On tärkeää, että jokaisessa yksikössä käsitellään sekä kokouksissa että lähiesimiehen ja työntekijän välisissä keskusteluissa sitä, mitä tavoitteet konkreettisesti merkitsevät omassa työssä. Tätä kautta muodostuu pohja myös tuloksellisuuden arvioinnille. Arviointiperusteet on aina tiedotettava henkilöstölle. 

Kaupungin henkilöstöllä pitää olla valmiudet vuorovaikutukseen kuntalaisten kanssa. Mitä enemmän asioista keskustellaan kaupungin sisällä, sitä luontevammin henkilöstö pystyy toimimaan kaupunkilaisten kanssa, vastaanottamaan palautetta ja tiedottamaan asioista oma-aloitteisesti. Kaupunkilaisten palautejärjestelmien toiminta edellyttää, että henkilöstö tuo aktiivisesti esiin kaupunkilaisilta saamansa viestit ja omat kehittämisideansa.

3.3.1 Sisäisen viestinnän organisaatio 

Viraston tai laitoksen sisäisestä tiedottamisesta vastaa viime kädessä viraston tai laitoksen päällikkö. Yksikön sisäisen tiedotuksen organisoinnista vastaa yksikön päällikkö. Tiedottamisen perusmallin pitäisi olla mahdollisimman hajautettu: se tiedottaa, joka tietää. 

Useilla virastoilla ja laitoksilla on sisäisestä tiedottamisesta vastaava päätoiminen henkilö. Työpaikoilla on lisäksi sivutoimisia tiedottajia, tiedotusyhdyshenkilöitä tai tiedotusvastaavia. Heidän tehtävänsä on olla tiedotuksen käynnistäjiä. On hyvä, jos henkilöstölehden päätoimittaja on tiedotus- tai toimitustyön ammattilainen, jotta lehdessä ja tiedotteissa pystytään ottamaan tasapuolisesti huomioon henkilöstön ja johdon näkemykset.

4 VIESTINTÄ POIKKEUSOLOISSA

Pääkaupungin toiminnan jatkuminen myös poikkeusoloissa on koko maan kannalta elintärkeätä. Poikkeusoloihin varautuminen on osa kaupungin normaalia toimintaa. Viranomaisten, kaupungin hallinnon, yhteisöjen ja asukkaiden tulee säilyttää kyky reagoida nopeasti ja oikein poikkeusoloihin, onnettomuustilanteeseen tai sen uhkaan. 

Koko Helsingin kaupungin hallinnon yhteiset poikkeusoloihin varautumisen periaatteet sisältyvät Helsingin kaupungin valmiusohjeeseen (Kaupunginkanslian julkaisusarja A 1/1996).

Viestinnällä on keskeinen tehtävä poikkeusoloissa sekä kriisien ja erityistilanteiden hallinnassa. Samoin viestintä on keskeisessä asemassa silloin, kun varaudutaan poikkeusoloihin, annetaan ohjeita selviytymiseen kriisissä tai vaaratilanteissa tai annettaan apua onnettomuuden sattuessa.

4.1 Poikkeusoloihin varautuminen

Poikkeusoloihin joudutaan mm. 
- Suomeen kohdistuvassa aseellisessa hyökkäyksessä, sodassa ja sodan jälkitilanteessa 
- jos lähialueella syttyy sota tai muu vakava vaara uhkaa Suomen olemassaoloa
- jos väestön toimeentuloa ja talouselämää uhkaa poikkeuksellinen vaara 
- jos Helsingissä tai lähiympäristössä tapahtuu sellainen suuronnettomuus, jonka hallitseminen viranomaisen normaalein toimivaltuuksin ei ole mahdollista.

Pääperiaatteena on, että erityistilanteissa ja poikkeusoloissa toimitaan normaaliin tapaan ottaen kuitenkin huomioon valmiustilan vaatimukset. Perusvalmiustilaa ylläpidetään normaaliaikana, ja sen toimenpiteet muodostavat perustan tehostettuun valmiuteen siirtymiselle. Tehostetussa valmiustilassa toiminnan taso on kohotettu uhkaavan tai jo syntyneen erityistilanteen vaatimalle tasolle. Täysvalmiudessa kaikki voimavarat otetaan käyttöön häiriö- ja kriisitilanteen hallinnan vaatimalla tavalla.

Normaaliaikana varautumisviestintä suunnataan asukkaille, viranomaisille ja joukkoviestimille. Poikkeusoloissa viestintäohje ja -suunnitelma saatetaan sopivilla tavoilla asukkaiden, virastojen ja laitosten sekä joukkoviestimien tietoon päämääränä uskottava ja toimiva tiedonvälitys.

Poikkeusoloja varten keskeiset virastot ja laitokset laativat omat toimialakohtaiset viestintäsuunnitelmansa, joiden ajankohtaisuus ja käyttökelpoisuus tulee tarkistaa säännöllisin välein.

4.2 Tavoitteet

Pelastustoimilain mukaan kunnan velvollisuus on huolehtia pelastustointa koskevasta valistuksesta ja neuvonnasta. Tavoitteena on, että ihmiset tunnistavat erilaiset vaaran aiheuttajat, osaavat ehkäistä onnettomuuksia ja toimia onnettomuustilanteissa sekä tietävät, miten varautua poikkeusoloihin.

Normaalioloissa viestinnän tavoitteena on tuottaa asukkaille riittävä perusvalmius, jotta onnettomuus- tai vaaratilanteessa osattaisiin toimia oikein. 

Kun asukkaat valmentautuvat ennakkoon ja tiedostavat onnettomuusriskit, he selviävät nopeammin tapahtuman aiheuttamasta shokista. Jatkuvan totuudenmukaisen informaation avulla asukkaiden henkinen kriisinsietokyky kasvaa. 

Poikkeusoloissa viestinnän merkitys korostuu, ja täysvalmiudessa se kohotetaan täyteen suorituskykyynsä. Tiedottamiselta vaaditaan nopeutta, avoimuutta ja luotettavuutta. Sen on oltava selkeätä, yksinkertaista ja yksiselitteistä. Väärinkäsitykset ja tulkinnat minimoidaan, ja viesti tarjotaan helposti omaksuttavassa muodossa.

4.3 Sisältö ja keinot

Asukkaille jaetaan säännöllisin välein oppaita ja ohjeita siitä, kuinka toimia poikkeusoloissa ja kuinka selviytyä erilaisissa vaaratilanteissa, kuinka ennakkoon ehkäistä vaarat ja onnettomuudet ja miten vahingon jo tapahduttua estää sen laajeneminen.

Väestönsuojelusta tiedottaminen on tärkeää sekä normaali- että poikkeusoloissa. Joka kotiin lähetettävissä tiedotteissa, kaupungin tiedotuslehdessä ja joukkoviestimien välityksellä annetaan säännöllisin väliajoin tietoja väestösuojelun järjestelyistä, omien talokohtaisten suojatilojen kunnostamisesta, väestösuojien sijainnista ja myös ohjeita käyttäytymisestä hälytystilanteissa.

Erityistilanteissa, suuronnettomuuksissa jne. viestintä aloitetaan mahdollisimman nopeasti.
 
Poikkeusoloissa joukkoviestimien merkitys vielä korostuu, sillä uutistarjonnan lisäksi kiireelliset viranomaistiedotukset sekä tilanteen vaatima koulutus ja valistus tavoittavat sitä kautta nopeasti suuret katsoja- ja kuulijajoukot.

Viranomaisen tulee itse ensimmäisenä kertoa avoimesti ja totuudenmukaisesti, mitä on tapahtunut ja miten toimitaan tilanteen korjaamiseksi. Nopea viranomaisviestintä katkaisee huhuilta, väärinkäsityksiltä ja mahdollisilta manipulaatioyrityksiltä siivet.

Onnettomuustilanteessa voidaan tarvittaessa perustaa erityinen tiedotuspiste, johon keskitetään tilannetta koskeva tiedotus, tiedotustilaisuudet ja viestintähenkilöstö. Myös yleisökyselyt ohjataan tiedotuspisteeseen.

Ennen ulkoista viestintää ja viimeistään samanaikaisesti sen kanssa tulee onnettomuustilanteesta tiedottaa sisäisesti.

Ulkoisessa viestinnässä normaaliajan viestintäkanavista radio on tehokkain, koska asukkaita on valmennettu kriisitilanteessa kuuntelemaan toimintaohjeita radion välityksellä. Tavanomaisten viestintäkanavien, lehdistön, radion ja television, lisäksi kaupungin on etukäteen selvitettävä muidenkin viestintäkeinojen käyttömahdollisuudet, koska poikkeusoloissa lisääntyvät häiriötekijät voivat dramaattisesti supistaa joukkoviestimien käyttöä. Sisäisessä viestinnässä kaupunki käyttää niitä yhteyksiä, jotka on rakennettu tätä toimintaa varten.

4.4 Organisaatio ja vastuunjako

Normaaliaikana asukkaille kohdistetusta yleisviestinnästä ja pelastustoimeen liittyvistä ohjeista vastaavat kaupunginkanslian tiedotustoimisto ja pelastuslaitos yhteistyössä poikkeusoloissa strategisesti tärkeiden virastojen ja laitosten kanssa.

Varautumisviestinnässä kaupunki voi myös toimia yhteistyössä asukkaita edustavien kaupunginosa- ja asukasyhdistysten kanssa siten, että järjestetään poikkeusoloja koskevia tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia.

Valtakunnan tasoista tiedotusta johtaa ja koordinoi suuronnettomuustilanteissa sisäasiainministeriö, ja taloudellisten kriisien ja poikkeusolojen tiedottamisvastuu kuuluu valtioneuvoston tiedotusyksikölle. Sodan aikana perustetaan tiedotuksesta vastaavan ministerin avuksi valtioneuvoston kansliaan tiedotusosasto.

Poikkeusoloissa viranomaisen tiedotusta läänin alueella johtaa lääninhallitus. Kaupunki huolehtii viranomaisten tiedotuksesta poikkeusoloissa Helsingin kaupungissa. Se toimii yhteistyössä lääninhallituksen, naapurikuntien, paikallisten sotilasviranomaisten sekä muiden alue- ja paikallisviranomaisten kanssa.

Poikkeusolojen viestintä on keskitetty, ja kaikki merkittävä viestintä kanavoituu kaupungin johtokeskuksen kautta. Tiedotustoiminnan johtaminen kuuluu myös poikkeusoloissa kaupunginjohtajalle, ja häntä avustaa kaupunginkanslian tiedotustoimisto. Poikkeusoloissa kaupunginkanslian tiedotustoimistosta siirtyy tarvittava määrä henkilöstöä Helsingin johtokeskukseen. Kaupunginkanslian tiedotustoimiston päällikkö vastaa johtokeskuksen viestinnän koordinoinnista ja ohjaamisesta käytännössä. Kaupunginkansliaan jäävä tiedotushenkilöstö vastaa väestölle jaettavasta yleisestä tiedottamisesta. Virastot ja laitokset tiedottavat omasta toiminnastaan yhteistoiminnassa tiedotuspäällikön kanssa.

Pelastuslaitoksen aluepalomestarijärjestelmä tehostaa erityisesti välitöntä viestintää eli suoraan asukkaisiin ja työpaikoille kohdistuvaa tiedottamista. Pelastuslaitoksen tekemä valistustyö ei kuitenkaan yksinään riitä tavoitteen saavuttamiseksi, vaan tätä ennaltaehkäisevää ja asenteita muokkaavaa työtä turvallisuuskulttuurin luomiseksi ja kehittämiseksi tulee tehdä kaikissa hallintokunnissa. Erikoisesti turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on omaksuttava tämä tehtävä.

4.5 Yhteistyö joukkoviestimien kanssa

Valmius- ja puolustustilalakien mukaan joukkoviestimien on poikkeusoloissa välitettävä viranomaisten yleisölle antamat toimintaohjeet sellaisinaan. Määräyksen toimintaohjeen välittämiseksi valtion viranomaisten lisäksi voi antaa myös kaupunginhallitus.

Toimittajia on poikkeustilanteissakin autettava tiedotusaineiston hankinnassa ja lähettämisessä. Haastattelutoivomuksiin on suhtauduttava myönteisesti. Tarvittaessa toimittajien tueksi ja työn helpottamiseksi irrotetaan yhteyshenkilö kaupungin tiedottajista.

Onnettomuutta selostavaa toimittajaa tulee auttaa kaikilla mahdollisilla tavoilla. Joukkoviestimien edustajille annetaan oikeus liikkua onnettomuusalueella, mikäli se ei vaaranna toimittajien tai toiminnan turvallisuutta.

4.6 Salassa pidettävät asiakirjat

Julkisuuslain mukaan sellaiset asiakirjat, jotka koskevat onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautumista, väestönsuojelua tai onnettomuuden selvittämistä, ovat salassa pidettäviä. Luokittelussa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetun asetuksen määräyksiä.

4.7 Tiedottaminen erityistilanteissa

Varsinaisia poikkeusoloja vähäisemmät yllättävät erityis- ja kriisitilanteet edellyttävät nopeaa ulkoista ja sisäistä tiedonkulkua.

Yllättäviä tilanteita voivat olla esimerkiksi palvelua haittaavat katkot (liikenne, vesi, energia), palveluaikojen muutokset (tilapäiset sulkemiset esimerkiksi kouluissa, päiväkodeissa, kirjastoissa), onnettomuudet, tulipalot, myrkkyjen leviäminen, työnseisaukset ja työtapaturmat.

4.7.1 Ulkoinen tiedotus erityistilanteissa

Erityistilanteissa nopea tiedottaminen kaupunkilaisille on aina yksi tilanteen onnistuneen hallinnan avaintekijä. Sellaisissa erityistilanteissa, jotka tiedetään ennakolta, kaupunkilaisille ja muille sidosryhmille on hyvissä ajoin tiedotettava riittävässä laajuudessa esimerkiksi palvelujen tarjonnan tilapäisistä poikkeuksista ja muista tilanteeseen liittyvistä erityisjärjestelyistä. Myös yllättävissä kriisitilanteissa, esimerkiksi vakavien onnettomuuksien yhteydessä, on heti tilanteen tultua asianomaisen hallintokunnan tietoon huolehdittava riittävästä ja nopeasta tiedottamisesta kaikille asianosaisille. 

Tärkeä yhteistyökumppani kriisi- ja erityistilanteissa ovat joukkoviestimet. Äkillisissä kriisitilanteissa avainasemassa ovat radio, televisio ja muut nopeat sähköviestimet. Joukkoviestimille tulee toimittaa tilannetta koskeva olennainen tieto, ja ne on myös pidettävä ajan tasalla erityistilanteen kehityksestä. Erityistilanteen tiedottamisesta vastaavien on oltava mahdollisimman hyvin toimittajien tavoitettavissa. Joukkoviestimille on tiedotettava myös kriisitilanteen päättymisestä.

Kriisi- ja erityistilanteissa tiedotusvastuu on aina hallintokunnan johtavalla virkamiehellä, ja häntä avustavat viraston tiedotusvastaavat. 

4.7.2. Sisäinen tiedotus erityistilanteissa

Kriisitilanteissa myös sisäisen tiedonkulun on oltava täsmällistä, oikeaa ja nopeaa sekä sisällöltään yhdenmukaista ja paikkansapitävää. Henkilökunta on avainasemassa estettäessä väärien huhujen leviäminen.

Jos kaupungin henkilökunta tai osa siitä käy työtaistelua, on kaupungin ja asianomaisen hallintokunnan tiedotettava työtaistelun vaikutuksista henkilökunnalle ja palvelujen käyttäjille. Tietoa on annettava siitä, miten työtaistelu saattaa häiritä toimintaa: mitä palveluja on työtaistelun aikana saatavilla, mitkä palvelut mahdollisesti lakkaavat ja mitä korvaavia järjestelyjä on tarjolla. Näistä on tiedotettava sekä ennen työtaistelua että sen aikana. Virheelliset tiedot on oikaistava. 

5 MARKKINOINTI

5.1 Kaupunki kilpailutilanteessa

Helsingin elinvoimaisuutta tukeva markkinointiviestintä on keskeinen osa kaupungin viestintäpolitiikkaa. Globalisaatio ja kansainvälistyminen, euron myötä tiivistyvät Euroopan unionin sisäiset markkinat, Venäjän markkinoiden kehitys sekä kotimaisen ja kansainvälisen kaupunkien ja kuntien välisen kilpailun lisääntyminen ovat haasteita myös Helsingille.

Kaupungit kilpailevat asukkaista, työpaikoista, yrityksistä, kansainvälisistä toiminnoista ja sijoittajista. Matkailun merkitys tuottoisana elinkeinona korostuu. Kaupungit pyrkivät parantamaan vetovoimatekijöitään, viihtyisyyttään ja palvelujensa monipuolisuutta erilaisia tarpeita ja toimintoja tyydyttävinä kasvukeskuksina. 

5.2 Kaupunkimarkkinointi

Kaupunkimarkkinointi on kaupungin johdon strateginen työkalu, jota käytetään kehitettäessä kaupunkia asukaslähtöisestä näkökulmasta ja markkinoitaessa kaupungin vahvuuksia eri sidosryhmille. 

5.2.1 Strategia ja sen toteutus

Helsingin kaupungin markkinoinnin strategiset ratkaisut tekee kaupungin johto. Markkinointistrategia valmistellaan kaupunginjohtajan johdolla, ja sen vahvistaa kaupunginhallitus viestinnän ja markkinoinnin käyttösuunnitelmien yhteydessä. Markkinointistrategia on osa kaupungin strategista suunnittelua.

Kaupunkimarkkinoinnin tulee olla tavoitteellista toimintaa. Kaupunkimarkkinoinnin tavoitteena voi olla esimerkiksi uusien työpaikkojen, sijoituspääomien tai matkailijoiden hankkiminen kaupunkiin. Markkinointitoimia suunniteltaessa on ensin selvitettävä asioiden nykytila ja menestymisen mahdollisuudet. Toiseksi on asetettava mahdollisimman konkreettiset markkinoinnin tavoitteet. Kolmanneksi on valittava keinot, joilla tavoitteiden toteuttamiseen pyritään. Neljänneksi on seurattava asetettujen tavoitteiden saavuttamista.

Tavoite ja kohderyhmät

Helsingin kaupunkimarkkinoinnin tavoitteena on tyydyttää kohderyhmiensä tarpeet siten, että asukkaat ja liike-elämä ovat tyytyväisiä kaupunkiin ja kaupunki täyttää myös matkailijoiden ja sijoittajien odotukset. Kaupungin asukkaat, hallinto ja johto, laitokset ja elinkeinoelämä toimivat yhteistyössä uusien yritysten, sijoitusten ja matkailijoiden houkuttelemiseksi Helsinkiin.

Kaupungin markkinoimia vahvuuksia ovat väestön korkea koulutustaso ja osaaminen, helsinkiläinen elämänlaatu, kaupungin sijainti ja hyvä infrastruktuuri sekä muut vetovoimatekijät.

Helsingin kaupunkimarkkinoinnin kohderyhmiä ovat mm. pääkonttori- ja tuotantotoiminnoilleen sijoituspaikkoja hakevat sekä kotimaiset että ulkomaiset teollisuus- ja palveluyritykset, sijoittajat, uudet asukkaat, matkailijat ja kongressivieraat.

5.2.2 Profilointi

Profilointi tarkoittaa halutun kuntakuvan pitkäjänteistä rakentamista palvelu- ja viranomaistoiminnan, viestinnän ja visuaalisen ilmeen keinoin. 

Imago tarkoittaa muiden käsitystä Helsingin kaupungista. Sen muodostumiseen vaikuttavat kaupungin palvelut, henkilökunta, painotuotteet, toimipisteiden ulkonäkö ja sisustus, kaupungin visuaalinen ilme, kuten graafisissa ohjeistoissa määritellyt kaupungin vaakuna, värimaailma ja typografia, sekä eri hallintokuntien omat visuaaliset tunnusmerkit, mutta myös henkilön omat kokemukset, muiden kokemukset ja joukkoviestimien kaupungista antama kuva. 

Profilointi muodostuu kolmesta ratkaisevasta tekijästä: siitä, mitä kaupunki tekee ja miten tekee, siitä, mitä se sanoo ja miten se sanoo sekä siitä, miltä se näyttää.

Visuaalinen ilme

Visuaaliseen tunnistettavuuteen kuuluvat mm. kaupungin toimipisteiden ulkonäkö, sisustus, palveluhenkilöstön vaatetus, painotuotteet, audiovisuaalinen aineisto, www-sivujen visuaalinen ilme, mainoslahjat sekä muu edustusmateriaali.

Visuaalisen ilmeen peruselementtejä ovat kaupungin vaakuna, valittu typografia sekä graafisissa esityksissä käytetty värimaailma. Kaupungin visuaalinen ilme määritellään tarkemmin kaupunginkanslian graafisessa ohjeistossa sekä eri hallintokuntien omissa graafisissa ohjeissa.

Vaakuna on Helsingin graafinen symboli

Kaupungin graafinen symboli on vaakuna, jota on profiloitu asiakkaiden ja kohderyhmien tietoisuuteen jo vuodesta 1639 alkaen. Kaupungin on kokonaismarkkinoinnissaan systemaattisesti hyödynnettävä kaupunginvaakunaa, ja hallintokunnat rakentavat oman visuaalisen viestinsä kaupunkivaakunan keskeisen aseman varaan.

Kaupunkimarkkinoinnissa voidaan käyttää myös kampanjakohtaisia graafisia markkinointisymboleita. Tällöin on huolehdittava siitä, että tällaiset symbolit selvästi erottuvat kaupunginvaakunasta.

Kaupunki sponsorina

Sponsorointi tarkoittaa sitä, että kaupunki tukee rahallisesti tai aineellisesti sovittua vastiketta vastaan sellaista tapahtumaa tai toimintaa, joka ei suoranaisesti kuulu kaupungin toimialaan. Sponsorointi ei ole hyväntekeväisyyttä. Sen on tuotava kaupungille joko suoranaista taloudellista hyötyä tai vaikutettava positiivisesti sen imagoon.

Sponsoreiden tuki kaupungille

Myös kaupunki itse, sen hallintokunnat ja yksiköt voivat etsiä omalle työlleen ulkopuolisten sponsorien tukea. Taloudellinen yhteistyö elinkeinoelämän ja muiden sidosryhmien kanssa lisää kaupungin markkinoinnin voimavaroja. Yhteistyökumppaneita valittaessa on varmistuttava siitä, että niiden toiminta sopii yhteen kaupungin omien tavoitteiden kanssa.

5.3 Markkinointiviestintä

Markkinointiviestinnällä tarkoitetaan kaupungin sidosryhmiinsä kohdistamaa kaksisuuntaista viestintää, jonka tavoitteena on aikaansaada määriteltyjen markkinointitavoitteiden mukaista kysyntää ja siihen myönteisesti vaikuttavia asenteita ja käyttäytymistä. 

Mainonta on maksettua markkinointiviestintää. Mainonnassa viestin lähettäjä on aina tunnistettavissa. 

Mainostaminen vaatii huomattavia resursseja. Tästä syystä on syytä olla pidättyväinen mainonnan laajamittaisessa käytössä ja arvioida kriittisesti mainoskampanjoinnin kustannuksia ja hyötyjä. Parhaimmillaan mainonnan teho on silloin, kun sen avulla välitetään viestejä esimerkiksi kaupungin palveluista niiden nykyisille tai potentiaalisille käyttäjille. Tällainen informatiivinen mainonta sopii useimmiten hyvin myös julkista hallintoa edustaville yhteisöille. 

Kaupungin ja sen hallintokuntien ulkoisen kuvan parantamiseen tarkoitettuun imagomainontaan on syytä turvautua vain poikkeustapauksissa, ja sen tulee aina liittyä kiinteästi konkreettisiin toimiin esimerkiksi kaupungin tarjoamien palvelujen parantamiseksi. Ylimalkaista ja kohdentamatonta imagomainontaa on syytä kokonaan välttää.

Tärkeimmät mainonnan muodot ovat 
- ilmoittelu lehdistössä, vuosikatsauksissa, katalogeissa, ohjelmissa, esitteissä, puhelinluettelossa, sähköisissä viestimissä, kuten internetissä sekä radiossa, televisiossa ja elokuvateattereissa
- suoramainonta, jossa viesti lähetetään vastaanottajalle suoraan kirjeitse tai sähköisesti, faksisanomana tai tietokoneen välityksellä
- ulkomainonta erilaisten kaupunkikalustoon kuuluvien ulkomainostelineiden ja liikennevälineiden välityksellä
- esittelymainonta yleisötiloissa, messuilla ja näyttelyissä.

Kaupungin hallintokunnat mainostavat toimintojaan oman harkintansa mukaan määrärahojensa puitteissa. Mikäli mainonnassa käytetään kaupungin virallisia ilmoituslehtiä, sama ilmoitus on julkaistava kaikissa ilmoituslehdissä.

Hyvää suhdetoimintaa on totuuden puhuminen. Suhdetoimintaa on myös pyrkimys tehdä muille samaa, mitä toivomme itsellemme.

Markkinoinnissa suhdetoiminta määritellään suunnitelluksi ja jatkuvaksi hyvien suhteiden ja molemminpuolisen ymmärtämyksen aikaansaamiseksi ja ylläpitämiseksi organisaation ja sen sidosryhmien välillä. Suhdetoiminnan tehtäviin kuuluu myös yhteiskunnassa tapahtuvien muutosten luotaus ja niiden vaikutusten ennustaminen.

Käytännössä suhdetoiminta on laajaa ulkoista yhteydenpitoa, henkilökohtaisia suhteita, edustamista ja tapaamisia. Entistä enemmän on myös kiinnitettävä huomiota kaupungin edunvalvontaan, hyvien suhteiden ja kontaktien ylläpitoon valtiovaltaan sekä EU:n eri hallintoelimiin.

Sisäisellä markkinoinnilla pyritään siihen, että kaupungin henkilöstö tuntee kaupungin ja sen hallintokuntien johdon markkinoinnille asettamat tavoitteet ja suunnitelmat. Markkinointisuunnitelmista ja hankkeista tulee mahdollisuuksien mukaan tiedottaa henkilöstölle ennen kuin ne julkistetaan joukkoviestimien välityksellä. Ulkoisen markkinoinnin kampanjoita tuetaan sisäisellä markkinoinnilla antamalla henkilöstölle ajoissa kampanjan onnistumisen kannalta oleelliset tiedot ja mahdollisuus omalta suunnaltaan viestiä hankkeesta. Oikein informoitu henkilöstö muodostaa vahvan, kaupungin moniin sidosryhmiin ulottuvan verkoston.